Satınalmaçı kimdir və nə iş görür

Satınalmanın hər bir biznesdə hər zaman var olmasına baxmayaraq bu sahənin ayrıca bir ixtisas kimi formalaşması çox da uzaq keçmişə dayanmır. Xaricdə bu sahədə artıq normal fəaliyyətlərin olmasına baxmayaraq, biznes anlayışının/prosesinin tam formalaşmadığı real rəqabətin yeni-yeni yarandığı və biznes şəffaflığının olmadığı bizim kimi ölkələrdə satınalma o qədər də populyar sayılmır. Satınalma-tender dedikdə hətta əksər hallarda bu ixtisasda işləyənlərin "qaz vurub qazan doldurduqları", maaşa baxmadıqlarını düşünürlər (təəssüflər olsun ki, belə də çox olur).


Bəzən satınalma sözünün kökündəki "sat" hissəsinə görə çox vaxt satış/marketinq ilə qarışdırılır. Bu funksiyaların eyni əldə toplanması saxtakarlıq hallarının meydana gəlməsi ilə müşahidə oluna bilər (quzunu qurda tapşırmaq olmaz!).


Bu səbəbdən bu sahənin nə iş gördüyün mümkün qədər əhatəli və qısa şəkildə izah etməyə çalışacam. Satınalma funksiyasını həyata keçirən əməkdaşların əsas vəzifə və funksiyaları aşağıdakılardır:


1. Sifarişçi/istifadəçi şöbələrdən gələn istəkləri analiz edərək lazım olduqda birlikdə əməkdaşlıq edərək tələbin formalaşdırılması;


2. Bazar araşdırması edərək mövcud tələbləri qarşılaya biləcək firma/müəssisələrin müəyyən edilməsi;


3. Tələb olunduqda onları ixtisas uyğunluğu prosesinə cəlb edərək ilkin qiymətləndirmənin aparılması;


4. Sorğuların/tenderin əsas şərtlər toplusunun hazırlanması və müəyyən olunmuş firmalara göndərilməsi;


5. Sorğu/tender zamanı daxil olmuş suallara cavabların istifadəçi şöbə ilə birlikdə edilməsi, lazım gəldikdə göndərilmiş sorğuya/tenderin əsas şərtlər toplusuna dəyişikliklərin edilməsi;


6. Qəbul edilmiş təkliflərin müqayisə edilərək qiymətləndirilməsi, lazım gəldikdə müvafiq şöbələrin cəlb edilməsi və nəticələrin sənədləşdirilməsi/protokollaşdırılması;


7. Uyğun təklif vermiş iştirakçılarla qiymət danışıqlarının aparılması;


8. Qalib firma ilə müqavilə danışıqlarının aparılması və müqavilənin imzalanması;


9. Sifarişin icrasına nəzarət, işin icrası müddətində müqavilə şərtlərinə uyğunluğun yoxlanılması, tələb olunduğu təqdirdə müqaviləyə düzəlişlərin edilməsi;


10. Ödəniş sənədlərinin qəbul edilərək sifarişə və kommersiya şərtlərinə uyğunluğunun yoxlanılması və ödəniş üçün müvafiq şöbəyə yönləndirilməsi;


11. İşlərin müvafiq istifadəçi şöbələrin iştirakı ilə qəbul edilməsi və təhvil-təslim prosesləri;


12. Təchizatçıların bazasının yenilənməsi, mütəmadi araşdırmalarla tələb olunan sahələr üzrə yeni firmaların bazaya salınmasının təmini;


13. Əməkdaşlıq edilən firma və müəssisələrin fəaliyyətinin qiymətləndirilməsi, aşağı göstəriciləri olan firmalarla əməkdaşlıqların dayandırılması, alternativləri ilə əvəz olunması;


14. İllik satınalma planının hazırlanması və planın icrasına nəzarət;


15. Mövcud qaydaların lazım olduğu təqdirdə yenilənməsi və praktikaya uyğunlaşdırılması, qaydalaşdırılmamış satınalma fəaliyyətinin prosedura olaraq formalaşdırılması.


Bu funksiyaları böyük şirkətlərdə bəzən mərhələlərə görə bölüb bir neçə şöbəyə və ya mütəxəssisə həvalə edə bilirlər. Məsələn araşdırma mərhələsin araşdırma mütəxəssisinə (sourcing specialist/sourcer), sifarişlərin verilməsini alıcıya/təchizatçıya (buyer/purchaser), sifarişlərin qəbulunu, saxlanılması və onun istifadəsinə nəzarəti anbardara/anbar üzrə mütəxəssisə (warehouse manager), tenderin təşkilini tender mütəxəssisinə (tendering/bidding specialist/tenderer), sənədləşdirmə (“kağız-kuğuz”) işinin təşkilini satınalma köməkçisinə (procurement assistant), müqavilələrin idarə olunmasını müqavilə administratoruna (contract administrator/specialist) həvalə edirlər. Təchizat zəncirinin bir parçası olsa da logistika kordinatoru/mütəxəssisi satınalma ilə birbaşa əlaqəli sayılmır, daha çox böyük həcmli sifarişlərin xaricdən bəzən ölkə daxilindən tələb olunan ünvana çatdırılmasının təşkili ilə məşğul olur.


Əlavə olaraq qeyd edim ki, tender təkliflərinin hazırlanması, qiymətlərin çıxarılması kimi işlərin satınalma mütəxəssisinə həvalə edilməsi düzgün addım hesab edilmir. Bu işlərin icrası üçün satınalma mütəxəssisi (sənədlərin yığılıb hazırlanmasında və düzgün şəkildə təqdim edilməsində), kommersiya meneceri (tələb olunan kommersiya şərtlərinin uyğunluğunun yoxlanılmasında və lazım gəldikdə alternativlərin təqdim edilməsində), satış mütəxəssisi (satış qiymətlərinin formalaşdırılıb təqdim edilməsin) və texniki heyətlərdən (mühəndis, layihəçi, memar və s.) (təqdim edilən texniki məlumatların analiz edilərək tələb olunan qaydada müvafiq həllərin müəyyənləşdirilməsində) ibarət komanda yaratmaq ən ideal nəticə verə bilər. Bütün bu işləri bir nəfər gördükdə (və ya koordinasiya etdikdə) isə ona Təklif meneceri (Tendering/Estimation Manager) deyirlər.

#procurement#tender#bidding#satınalma#təchizat