Tender mütəxəssisi axtarılır...

Azərbaycan bazarında olan sahibkarlığın subyektindən asılı olmayaraq, şirkətlərdə müxtəlif ixtisas və sənəd qruplarına rast gəlmək olur. Bu sənət və ya ixtisasa sahib olan mütəxəssislərində sosial şəbəkələr üzərindən, gördükləri iş və göstərdikləri səy nəticəsində şirkətlərin onlara ayırdıqları məvaciblə bağlı narazılıqlarına az rast gəlinmir. Hər birinin pis yaxşı artıq oturuşmuş vəzifə öhdəlikləri mövcuddur. Ancaq bir sahə var ki, bu qrupa daxil olanların əhəmiyyəti hələ də tam başa düşülmür. Bu hal ən çox da biznes sahibləri və sahibkarlar tərəfindən sezilir. Adına “təndir” mütəxəssisi deyən də olur, sənədləşmə mütəxəssisi deyən də olur, gördükləri işlərin bir qismini satış mütəxəssislərinin belinə yükləyərək görməzdən gələnlərdə olur və ya əksinə xərclərin hesablanması üzrə menecer olaraq iş yükünü bu işlərlə çoxaldan da olur sanki, o qədər də lazım olmayan bir işdir.

2024-cü ilin yanvar ayından qüvvəyə minən "Dövlət satınalmalar haqqında" AR Qanunu bir az da olsa bu tip idarəçilərə dərs verdi ki, hər sahənin öz mütəxəssisi olmalıdır. Müsabiqəsi başa çatan müxtəlif tenderlərdə, bu işin fəlsəfəsini bilməyən şəxslərə işi etibar etməklə, tenderdə təqdim olunan təklif təminatının vaxtının düzgün seçilməməsinə görə şirkətlər kənarlaşdırıldı, bir neçə halda isə sənədləşmə düzgün aparılmadığı üçün şirkət kənarlaşdırıldıqdan sonra haqqlarının tapdalandığını iddia edərək şikayətlər havalara qalxdı. Halbuki, çox az şirkətin tərkibində tender departamenti var və bu işlə professional olaraq məşğul olan mütəxəssisləri var.

Gəlin ilk öncə bu tender mütəxəssisi (TM) kimdir, nə iş görməlidir, ümumiyyətlə necə seçilməlidir kimi suallara cavab axtarmağa çalışaq. Tender mütəxəssisi dedikdə ilk ağıla gələn, tender elanlarını izləyən, elan olunmuş tenderin şərtlər toplusunu analiz edən və rəhbərliyə çatdıran, daha sonra isə “OK” aldıqdan sonra bu tenderin tələblərindəki sənədləri toplayaraq tenderdə iştirak edən bir əməkdaş gəlir. Ancaq başa düşülməlidir ki, tender mütəxəssisi normal şəraitdə operatorluqdan da vacib firmanın biznes strategiyasına uyğun davranmağı və firmanın bütün şöbələri ilə aktiv işləyən bir şöbə, departament, mütəxəssisdir. Onun əmək funksiyası yalnız mövcud elanları analiz edib potensial tenderlərdə iştirak etmək deyil, həmdə şirkətin inkişafına xidmət etmək üçün şirkətin mövcud gücündən daha yüksək olan kriteriyalarda elan olunmuş müsabiqələri də analiz edərək onlarda iştirak etmək üçün çıxış yollarının axtarılmasıdır. Bəli, əslində bu biznesin inkişafına məsul mütəxəssislərin işidir lakin, praktikamdan görürəm ki, xaotik inkişaf edən biznes proseslərində bu proseslər də tender mütəxəssisinin üzərində düşür. 

Praktikamda təchizatçıların tenderlərdə iştirakı üçün daxildə bu prosesləri idarə etmə prinsiplərinə görə əsasən 3 üsula rast gəlmişəm və bunları aşağıdakı kimi qruplaşdırmışam:

Amerika və Qərbi Avropa üsulu: Burada tender elanına çox vaxt biznesin inkişafı qurumu baxır və ötürür sənədləşmə mütəxəssisinə. O, isə öz növbəsində tələb olunan sənədləri lazımi departament və şöbələrinə ötürərək, hazırlanıb ona geri ötürülməsini tələb edir. Sənədləşmə mütəxəssisi sonda tender təklifini, alınmış məlumatlara heç bir dəyişiklik etmədən tender komissiyasına təqdim edir. Burada hər bir departament bu tenderdən məlumatlı olur. Şərtlər toplusunu bütün komanda incələyir və öz üzərinə düşən məlumatları şərtlər toplusunun tələblərinə uyğun olaraq hazırlayır. Hazırladıqları sənədlərə görə isə hər biri məsuliyyət daşıyır. Sənədləşmə mütəxəssisinin məsuliyyəti bütün məlumatların vaxtında toplaması və göndərilməsi, eləcə də konfidensiallığı qorumasıdır. İş yükü az ancaq məsuliyyətlidir.

Çin üsulu: Adının Çin olması mənim bunu çinlilərin praktikasında tez-tez görməyimdəndir. Ola bilsin ki, başqa yerdlərdə də istifadə olunur. Bu üsul layihə yönümlüdür və daha çox böyük infrastruktur layihələr zamanı qarşıma çıxıb. Tender elan olunan zaman firma bu elana layihə kimi baxır. Ona aid maliyyəçi, texniki ofis komandası, sənədləşmə mütəxəssisi, tərcüməçi, smetaçı, müqavilə mütəxəssisi, HR və s. ayırır və tender prosesi zamanı təklifi bu komanda birlikdə hazırlayır. Məsuliyyət isə layihə rəhbərinə aiddir. Tender qazanıldığı zaman layihəni sona qədər bu komanda idarə edir və tam təhvil verir.

Şərqi Avropa və Orta Asiya üsulu: Bizim də olduğumuz bu coğrafiyada təbii olaraq bu üsuldan bizdə də istifadə edilir. Bu üsulda TM-ə sektorundan asılı olmayaraq sənədləşmə mütəxəssisi kimi baxılır amma iş həcmi və məsuliyyəti daha çox olur. TM sənədləri toplamalı, lazım gəldikdə qiymət təklifini formalaşdırmalı (bu daha çox mallar üzrə olduqda baş verir), Şərtlər toplusunu incələməli və riskləri önə çıxartmalı, tender komissiyası ilə qanun çərçivəsində yazışmalı, firmanın haqq və hüquqlarını qorumalıdır.

Regiondan asılı olaraq və tələbə uyğun adaptasiya olunmuş bu mütəxəssislərin bizim coğrafiyada müəyyən bəlli biliklərə malik olması tələb olunur. Bu bilikləri də, tələb edən şirkətlərin iş elanlarında asanlıqla görmək olar. İş elanları məsələsi də yanlış anlaşılan ayrı bir mövzudur. Az qala kosmonavtların keçdiyi qədər çətin yollardan keçmiş əməkdaş axtarırlar, məsuliyyəti yüksək olan işə ya əmək haqqı qeyd etmirlər ya da elə gülünc bir məbləğ yazılır ki, öz-özünə şübhə edirsən bəlkə mən səhv yoldayam.

Düşünürəm ki, hazırda Satınalma sahəsində olan qarşısıalınmaz inkişafla həm tender mütəxəssisi çatışmazlığı var, həm də bu sahəyə əhəmiyyətsiz kimi baxmaq bu peşəyə yiyələnmək istəyənlərin həvəsinin qarşısını alır. Nəticədə professional tender mütəxəssisləri işlədiyi yerdən ayrılır, öz konsultasiya firmasını açır və haqlı olaraq konsultasiya xidməti ilə öz maddi maraqlarını güdməyə başlayır. Ancaq bunun da xidmət göstərilən firmalara mənfi tərəfi odur ki, hər firmanın öz biznes strategiyası var və tender mütəxəssisi bu strategiyanı mənimsəməli komandanın tərkib hissəsi olmalı, ona görə düşünməlidir. Konsultasiya xidməti isə adından göründüyü kimi yalnız xidmət göstərir və bu nüanslara diqqət etməyə bilər.