Bu suala cavab verməzdən əvvəl elektron satınalmanın izahı ilə başlayaq. Elektron satınalma malların, işlərin və xidmətlərin internet, habelə digər məlumat və şəbəkə sistemləri, o cümlədən elektron məlumat mübadiləsi (EDI) və müəssisə resurslarının planlaşdırılması (Enterprise Resource Planning - ERP) vasitələri ilə biznesdən biznesə, biznesdən istehlakçıya və ya biznesdən hökumətə satın alınaraq təchiz edilməsidir.
Sualın cavabına gəldikdə isə yəqin əksəriyyətinin cavabı, "Əlbəttə, mütləq lazımdır!" olacaq. Çünki müasir dövrdə texnoloji imkanlar ola-ola sənəd mübadiləsinin kağız üzərində aparılması, həmin məlumatların sonradan elektron mühitə köçürülməsi, hesabatların hazırlanması, məxfiliyin təmin edilməsi və s. kimi problemlərə vaxt və intensiv resurs sərf etmək heç cür əlverişli görünmür. Amma hər şey göründüyü kimi olsaydı işləməyə nə vardı :)
İlk olaraq onu qeyd edək ki, proseslərin elektronlaşdırılıb avtomatlaşdırılması üçün proseslərə dair qayda-prosedurların və həmin prosedurlara uyğun iş qurularaq böyük nisbətdə oturuşmuş bir sistemin olması mütləqdir. Hər hansı prosedur olmadan ERP proqram vasitəsilə buna nail olmağı gözləmək olmaz. Kağız üzərində olan qaydaları daxildə istədiyin formada istisnalar edərək ora-bura əyə bildiyin halda proqram vasitəsilə bunu etmək üçün proqramda çoxlu istisna senarilər üçün alqoritmlərin yazılması tələb olunur, bu da hazır proqrama ciddi dəyişiklik tələb etdiyindən əlavə xərcə başa gəlir. Üstəlik deyilən istisnaların da hamısını proqramda nəzərə almaq mümkün olmur və məcbur olunur proses həm kağız, həm da elektron formada aparılsın.
Digər tərəfdən satınalma prosedurların elektronlaşdırılması təkcə satınalma şöbəsi ilə məhdudlaşmadığı üçün digər şöbələrin də proseslərinin təhlil edilib proqramlaşdırmada nəzərə alınması tələb olunur. Bu da müvafiq olaraq həmin şöbələrin də daxili prosedurlarının olmasını tələb edir.
Başqa maraqlı məqam odur ki, bir çox məhşur ERP proqramları (SAP, Oracle Maximo, 1C və s.) əslində işlək və ən çox tətbiq edilən prosedurlar üstündə qurulduğu üçün elektronlaşma ilə maraqlanan təşkilatlar öz prosedurlarını yazmadan əslində bir növ bu sistemləri alaraq proseduru da ordan götürmək istəyirlər, yəni qabağa düşməyə çalışırlar. Ancaq kağız üstündə olmayan, olsa da belə ciddi əməl edilməyən prosedurları bir gecədə elektronlaşdırmağa çalışanda xaos yaranır, işlər iflic olur, bütün şöbələr narazılıq edir və nəticədə günahı proqramçıya, texniki tapşırığı yazana atıb sistemi zibil qabına atırlar. Onu da qeyd edim ki, bu sistemlər heç də ucuza başa gəlmir, məsələn SAP ERP sisteminin 1 milyon dollar olduğu deyilir.
Bəzi təşkilatlar prosesi elektronlaşdırdıqlarımağa cəhd etsələr də nəticədə şəkildə qeyd edilən vəziyyət yaranır. Elektron imza olmadığından və ya elektron mühitdə təsdiq etibarlı hesab edilmədiyindən elektron sənədləri kağıza çap edilib imzaladıqdan sonra yenidən sistemə yükləyirlər və ya sistemdə olan sənədin rəhbər tərəfindən təsdiq edilməsi üçün əvvəlcə kağız formada vizalar yığıldıqdan sonra rəhbərə təqdim edilməsi tələb olunur. Əgər elektron sistemə etibarınız yoxdursa elektronlaşma prosesi optimallaşdırmaq yerinə qəlizləşdirir, çünki nəticədə məhşur lətifədə deyildiyi kimi hər şey olduğu kimi qalacaq, sadəcə kağız-kuğuz işi artacaq.
GörünMƏdiyi kimi elektronlaşma bir o qədər də asan başa gəlmir və əslində bir çox kiçik şirkətlər elektronlaşma ilə optimallaşdıracaqlarını düşündükləri prosesləri birbaşa elektronlaşdıraraq çətinləşdirmək əvəzinə öz proseslərini qurmağa başlasalar daha düzgün qərar olar. Yəni elektronlaşma optimallaşma üçün hər zaman ilk addım deyil. Üstəlik kiçik dövriyyənin olduğu sənədləşmənin bir o qədər də çox olduğu təşkilatlarda elektronlaşma ilə qənaət edilməsi planlanan vəsait ERP proqramının qiymətindən qat-qat aşağı ola biləcəyindən Excel və bulud saxlama (Dropbox, Onedrive və s.) saytlarının köməyi ilə "mini ERP" qurulub ucuz qiymətə eyni effekti almaq mümkün olar.
Bəs sizin çalışdığınız yerdə satınalma prosesləri elektronlaşıbmı? Bu barədə LinkedIn səhifəsi üzərindən keçirilən sorğuda iştirak edərək fikirlərinizi bizimlə bölüşə bilərsiniz!
Qeyd edək ki, özəl təşkilatlar üçün satınalma qaydalarının, prosedurlarının, şablonlarının şirkətlərin ehtiyaclarına uyğun hazırlanması sıfırdan hazırlanması və ya mövcud satınalma prosedurlarının təhlil edərək optimallaşdırılması, o cümlədən elektronlaşdırılması xidmətlərini TST olaraq təklif edirik. Əlavə məlumat üçün bizimlə əlaqə saxlaya bilərsiniz.