Əgər satınalmanın uğurlu başlanıb tamamlanması üçün 2 tələb varsa bunlardan biri ehtiyacın düzgün müəyyən edilməsidir (digəri planlamadır).
Yenə mətləbə keçmədən qanunvericilikdə bu tələbin necə tənzimlənməsi ilə tanış olaq əvvəlcə.
Maddə 14. Malların (işlərin və xidmətlərin) təsvirinə aid tələblər "14.1. Mallara (işlərə və xidmətlərə) dair hər hansı özünəməxsus xüsusiyyətlər, planlar, cizgilər, eskizlər, tələblər və ya təsvirlər satın alınan malların (işlərin və xidmətlərin) obyektiv texniki və keyfiyyət göstəricilərinə əsaslanmalıdır. 14.2. İddiaçılara satınalma prosedurlarında iştirakına maneçilik törədən və ya onu məhdudlaşdıran, o cümlədən dövlət mənsubiyyətinə görə ayrıseçkiliyə yol verən, satın alınan malların (işlərin və xidmətlərin) texniki və keyfiyyət göstəricilərini əks etdirən hər hansı xüsusiyyətlər, planlar, cizgilər və eskizlər, sınaqlara və sınaq metodlarına, qablaşdırmaya, markalamaya, etiketləməyə və ya sertifikatlaşdırmaya aid tələblər, həmçinin şərti işarələr və terminlər və ya xidmətlərin təsviri ixtisas uyğunluğunun müəyyənləşdirilməsi sənədlərinə, tenderin əsas şərtlər toplusuna və ya təkliflərin, ofertaların və ya kotirovkaların cəlb olunmasına dair sənədlərə daxil edilmir və onlardan istifadə olunmur."
Qanunun tələblərlərini normal hesab etmək olar. Bundan sonrası qalır satınalmaçının bu tələbləri şərh etmək bacarığına və vicdanına.
Dünya Bankının satınalma təlimatına (http://pubdocs.worldbank.org/.../SPDs-Guidance-FINAL.pdf) əsasən ümumiyyətlə hər bir satınalma (sərf edilən) “pula mütənasib dəyər” (value-for-money) prinsipinə uyğun aparılmalıdır. Düzgün tələblərin də öz əksini tapdığı bu prinsiplər aşağıdakı kimidir (tərcümə edilib): 1. Dizayn spesifikasiyaları məqsədi nəzərə alaraq biznes və ya funksiya əsaslı fəaliyyət tələblərinə önəm verməli və innovasiya, davamiyyət və çevikliyə imkan verməlidir (fəaliyyət əsas hərəkətverici qüvvədir) 2. Satınalmanın erkən mərhələlərində bazarın yaxşı tanınmasına çalışılmalıdır (bazar araşdırması, bazara nüfuz etmə, bazar analizi) 3. Səmərəli şəkildə bazara nüfuz etmə satınalmaya marağı artırır və rəqabəti/innovasiyanı təşviq edir 4. Müfəssəl risk analizi aparmaqla pula mütənasib dəyər əsaslı meyarlardan (keyfiyyət, xərc və digər faktorların balansı) istifadə edilməlidir (bütün dövrlər üzrə xərc hesablanmalıdır) 5. Açıq, şəffaf və hesabatlığı yüksək olan proseslərlə potensial iddiaçıların necə qiymətləndiriləcəyi bildirilməlidir
Eyni sənədin digər bölməsində spesifikasiyaların/tələblərin növlərindən bəhs edilir (ətraflı 3-cü şəkildə). Bunlar aşağıdakılardır: 1. Dizayn, istehsal metodu, tikinti və (ya) çatdırılma qaydalarının/şərtlərinin/tələblərinin ətraflı təsvir edildiyi uyğunluq (conformance) əsaslı tələblər 2. Əldə edilmək istənilən nəticəni, göstəriləcək fəaliyyəti biznes və funksiyonal göstəricilərin əks edildiyi fəaliyyət (performance) əsaslı tələblər
Qeyd olunanları loru dildə izah edib ümumiləşdirsək hər hansı məqsədlə satınalmaya başlamazdan əvvəl mütləq bazar araşdırması edilib baxılmalıdır ki, ümumiyyətlə bu işlərin görülməsi kimlər təklif verə bilir və ya bunu edə biləcək kimsə varmı. Rəqabətcil satınalma üçün paketlər elə bölünməlidir ki, hər paket üçün heç olmasa 3 firma NORMAL sizə qəbul edilə biləcək təklif verə bilsin. Tələbləri daraldıb həddindən artıq spesifikləşdirdikdə bu say kəskin azalır hətta bəzən 0-a düşür. Əgər məqsəd REAL satınalma aparmaqdırsa bunlara diqqət edilməlidir, bunların bilərəkdən və ya bilməyərəkdən əksini edənlərin niyyəti çox tez ortaya çıxır.
Tələb qoymazdan əvvəl isə mütləq ehtiyaclar düzgün analiz edilməlidir. Məsələn əgər sizə nəsə yazmaq üçün vasitə lazımdırsa printer üçün yox qələm üçün sorğu keçirmək lazımdır. Burda printerin sizin tələbinizi ARTIQLAMASI ilə yerinə yetirməsi printerin qələmdən daha KEYFİYYƏTLİ olduğu mənasına gəlmir əsla. Başqa bir nümunə versək, əgər sizə şəhər içində gündəlik istifadə olunacaq nəqliyyat lazımdırsa Bentley üçün tenderə çıxılmamalıdır (bu konkret israfçılıqdır).
Əgər alınacaq satınalma predmetinə nə tələb qoyacağınızı bilmirsinizsə (şirkət daxilində bu işdən başı çıxan yoxdursa) burda 3 metod izlənilir (1) ön bazar araşdırılması edilib potensial 1-2 firma ilə məsləhətləşmələr aparılır (2) ikimərhələli sorğu ilə birinci mərhələdə ilkin (“yarımyamalaq”) müəyyənləşdirilmiş tələblər konkretləşdirilir (3) bu işi bilən məsləhətçi cəlb edilir.
Yuxarıda qeyd olunan tələblərin növünə gəldikdə isə adətən uyğunluq və fəaliyyət tələblərinin qarışığından istifadə olunur. Bunları da loru dilində izah etsək uyğunluq tələbi o deməkdir ki, siz deyirsiniz ki, məsələn mənə ən az 1.6 motor, yanacaq sərfiyyatı şəhər içində 8-10 litr və 3 illik zəmanət verilən avtomobil lazımdır. Fəaliyyət tələbi isə əldə edilmək nəticəni göstərir (adətən bu tip tələblər unikal yenilikçi satınalmalar zamanı olur), məsələn deyirsiniz ki, mənə 10 nəfərin içində işləyəcəyi filan filan funksiyaların olduğu ofis lazımdır (bu nümunə real iş üçün deyil), ta ölçülərini və s. qeyd etmirsiniz podratçılar onları təklif edir.
Tələb qoyarkən bu şərtlər nəzərə alınmadıqda şəkildəki "yelləncək" kimi bir nəticə ortaya çıxır. (Satınalma variantı http://www.projectcartoon.com/cartoon/2102053/new )
Tərcüməsi: (1) Müştəri necə təsvir etdi, (2) Memar necə başa düşdü, (3) Layihəçi necə dizayn etdi, (4) Büdcə nə idi, (5) "FHN" necə gördü, (6) Smetaçı necə hesabladı, (7) İstehsalçı necə istehsal etdi, (8) Tikinti inspektoru necə gördü, (9) Podratçı necə quraşdırdı, (10) Müştəriyə əslində nə lazımdı, (11) Layihə necə sənədləşdirildi, (12) Müştəriyə neçəyə başa gəldi