Satınalma prosesi satınalan təşkilatın ehtiyacından və tələblərindən asılı olaraq bu prosesdə iştirak icraçılar, eləcə də satınalan təşkilatın özü üçün xərc yaradır lakin digər əməliyyatlardan fərqli olaraq satınalan təşkilatlar bəzi hallarda bu xərclərin bir qismini potensial icraçılardan (iddiaçılardan) ala bilir.
Əksəriyyət bir çox halda düşünür ki, satınalan tərəf satın alınacaq mal, iş və ya xidmətlə birbaşa bağlı olmayan təminat, sığorta kimi əlavə maliyyə aləti tələb edəndə buna görə yaranmış xərcləri təchizatçı ÖZ HESABINA qarşılayır. Bir neçə gün əvvəl LinkedIn, Telegram və Instagram səhifələrimizdə yerləşdirilən sorğular da bunu müəyyən qədər təsdiq edir. Ola bilər sorğuların ifadə formasında sual ikibaşlı görünsün (buna görə fərqli cavab seçənlər var idi) ancaq əksəriyyət üçün belə olduğunu demək olmaz. Bəs əksəriyyəti çaşdıran məqam nədir? Satınalma prosesi ilə maraqlanan, bu proseslərdə iştirak edən bir çox adam xərc deyildikdə ilkin anda kimin kimə pul verməsi kimi başa düşür. Lakin məsələ burasındadır ki, satınalan təşkilatın müsabiqədə qoyduğu və qalib icraçıdan/təchizatçıdan istədiyi əksər tələblərə görə yaranmış xərci iddiaçı öz təklifinə daxil edir (etməlidir, ağıllı olan edir). Məsələn əgər satınalan təşkilat müqavilə çərçivəsində gətiriləcək avadanlıqların tam məbləğdə sığortalanmasını istəyirsə təchizatçı sığorta şirkətinə mallar barədə məlumat verib belə bir sığorta üçün komissiya və digər xərcləri əldə edib öz təklif qiymətinə əlavə edir. Qeyd edək ki, beynəlxalq tikinti müqavilələrində "Ümumi maddələr" (General items) adlandırılan bölmədə bu xərcləri göstərmək üçün ayrıca "Sığorta və təminat" sətiri olur. Müqaviləyə daxil edildikdən sonra təchizatçı gedib sığortadan və bankdan bu sənədləri özü alsa da o sənədlərə görə çəkdiyi xərci satınalan təşkilatdan birbaşa (müqavilədə konkret bunun üçün xərc göstərildikdə) və ya dolayı (digər maddələr üzərində paylaşdıraraq) formada alır.
Bəziləri naivliklə düşünür ki, bunu yazmayanda təchizatçılar bu xərcləri özləri çəkəcəklər təkliflərinə əlavə etməyəcəklər, əksinə təchizatçı bu xərcləri məcbur olur digər maddələr üzərində paylaşdırsın. Belə olan təqdirdə isə həmin maddələr üzrə miqdarlarda dəyişiklik, əsasən də artım olduqda satınalan lazımsız yerə bu xərcləri əlavə ödəmiş olur.
Qısacası satınalan hər nə qədər şərtlərdə "öz (icraçının) hesabına" yazmaqla bu xərcləri icraçının/təchizatçının boynuna qoymağa çalışsa da nəticədə ona görə pulu müqavilə məbləğinin tərkib hissəsi olaraq satınalan təşkilat icraçıya ödəyir. Ona görə maksimum çalışılmalıdır zəruri, məqbul və minimal sığorta üçün tələblər qoyulsun. Pul özündən çıxmadığı üçün təchizatçıya bunun yoxsa heç bir fərqi olmur.
Hansı xərcləri icraçı çəkməlidir?
Elə məsələlər var ki təbii olaraq bu xərci icraçı özü ödəməlidir hansı ki onların qarşılanması üçün satınalan təşkilat öhdəlik daşımır. Bunlara məsələn onun fəaliyyətinə icazə verən lisenziya, müəyyən sertifikatlar, ofis xərcləri və s. daxildir.
Bundan başqa iddiaçılar iştirak etdikləri müsabiqələrdə təklifləri hazırlamaq üçün çəkdikləri xərc, sərf edilən vaxta görə əmək haqqı, məsləhət xidmətləri - istifadə olunubsa, çatdırma/kuryer, eləcə də sahə səfəri kimi hallar nəzərdə tutulduqda bu səfər xərcləri də iddiaçının məsuliyyəti hesab olunur.
Lakin nəzərə almaq lazımdır ki, təchizatçılar da hər verdiyi təklifə bu xərclərin hamısını olmasa da (hamısını daxil etsə təklif çox şişir, qalib olma ehtimalı kəskin azalır) müəyyən qismini əlavə edir və qalib olduqları müsabiqədə necə deyərlər "bala-bala" çıxarır.
Hansı xərcləri satınalan təşkilat iddiaçı ilə paylaşdıra bilir?
Bu barədə daha ətraflı "Satınalmada iştirak haqqı" məqaləsində bəhs etmişdim. Həmin məqalədən qısaca ümumiləşdirsək satınalan təşkilat dövlət satınalmaları haqqında qanuna əsasən xərclərin 1.2 mislindən çox olmamaq şərtilə iştirak haqqı müəyyən edilə bilər. Xərc deyildikdə isə tenderin keçirilməsi ilə bağlı bütün xərclər, o cümlədən elan, reklam, tender keçirilən yerin icarəsi, tender komissiyasının maliyyələşdirilməsi, tender sənədlərinin hazırlanması və iddiaçılara çatdırılması xərcləri, həmçinin tenderin keçirilməsi ilə birbaşa əlaqədar olan bütün digər xərclər nəzərdə tutulur. Yəni satınalan təşkilat iştirak haqqından gələn gəlirlə bu xərcləri iddiaçılar vasitəsilə qarşılaya bilir.
Bəzi hallarda satınalan təşkilatlar bu məqamdan sui-istifadə edərək mallardan nümunələr alınmasını, sınaq xərclərini, hətta cəlb etdikləri məsləhətçinin pulunu artıqlaması ilə nəzərə alıb iştirak haqqına xərc kimi daxil edərək iddiaçılardan almaq istəyir.
Ancaq onu da qeyd edək ki, xüsusilə özəl təşkilatlar bir çox halda iştirak haqqı tətbiq etmədiyi üçün bu xərclər bölüşdürülmür, yalnız satınalan təşkilat tərəfindən qarşılanır.
Nəticə
Bütün tələblərə cavab verə bilmədiyini görən təchizatçı "filan şey qiymətə daxil deyil" və ya "elə satmırıq" deyib qeyd-şərtlə (reservation) seçilmə şansını sıfırlamaq yerinə o şərti qəbul etdiyi halda ya özü, ya başqasına elətdirməklə xərci nə olacaqsa onu hesablayıb təklifinə əlavə etsə qalib olmaq şansı daha yüksək olar. Satınalan tərəf təklifi bəyənər qəbul edib işləyər ödənişini edər, bəyənməz ya büdcəsinə ya da şərtlərinə yenidən baxar. Ancaq oxumadan və ya oxuduğu halda heç bir qeyd-şərt bildirmədən təklif verib (təklifin verilməsi bütün şərtlərin qəbul edildiyi mənasına gəlir) müqavilə bağladıqdan sonra onu müxtəlif bəhanələrlə icra etməkdən imtina edən təchizatçılardan sığortalanmaq üçün satınalan təşkilatların kifayət qədər alətləri var (bax: Ona etibar etmək olarmı?).
"ELƏ SATMIRIQ" postumda da yazdığım kimi satınalan nə istəyirsə ona bunu satmaq istəyən təchizatçının (podratçının, malgöndərənin, xidmət göstərənin və ya icraçının) da borcu bu şərtləri nəzərə alıb təklifini verməkdir çünki SONDA BÜTÜN HESABI SATINALAN TƏŞKİLAT ÖDƏYİR!