Daxili sifarişçilərin dövlət satınalmalarında rolu

Dövlət satınalmaları dövlət vəsaitlərinin səmərəli istifadəsinin təmin olunmasında mühüm vasitədir. Dövlət satınalmaları sahəsindəki təcrübə və müşahidələrim göstərir ki, bu prosesin effektivliyi təkcə hüquqi və prosedur çərçivələrlə deyil, həm də prosesdə iştirak edən əsas aktyorların, xüsusilə daxili sifarişçilərin fəaliyyət keyfiyyəti ilə sıx bağlıdır. Bir çox hallarda satınalmanın uğursuzluqla nəticələnməsinin səbəbi daxili sifarişçidən zəruri məlumatların alınmamasına görə ehtiyacların düzgün müəyyən olunmaması və texniki tələblərin qeyri-dəqiq hazırlanması ilə əlaqəlidir. Bu baxımdan, daxili sifarişçilərin rolu və onların hüquqi və institusional baxımdan necə tənzimlənməsi məsələsi diqqətə layiq bir mövzudur.

Bu prosesdə daxili sifarişçilər (internal clients) – yəni təşkilat daxilində müəyyən məhsul və ya xidmətə ehtiyac duyan və bu ehtiyacın satınalmanı həyata keçirən struktur bölməyə ötürülməsini, spesifikasiyasının hazırlanmasını və qiymətləndirmə prosesində iştirak edən struktur bölmə və ya şəxsdir– xüsusi rol oynayırlar. Onlar təşkilatın müxtəlif struktur bölmələrində fəaliyyət göstərərək, satınalma üçün əsas olan texniki tələblərin və spesifikasiyaların formalaşdırılmasında birbaşa iştirak edirlər. Daxili sifarişçilər tərəfindən ehtiyacların vaxtında və düzgün təqdim olunması, satınalma prosesinin uğurlu nəticələnməsi və maliyyə risklərinin minimuma endirilməsi baxımından olduqca vacibdir. Əks halda, qeyri-dəqiq və natamam məlumatlar nəticəsində əldə olunan məhsul və ya xidmət təşkilatın tələblərinə cavab verməyəcək və əlavə xərclərə səbəb ola bilər. ISO 20400:2017 – Davamlı Satınalma üzrə Bələdçi, OECD Satınalma Prinsipləri, Dünya Bankının Procurement Regulations for IPF Borrowers sənədi, UNCITRAL Model Qanunu və European Union Public Procurement Directives  kimi satınalma ilə bağlı Beynəlxalq sənədlər daxili sifarişçilərin satınalma prosesinin erkən mərhələlərində iştirakı və texniki məlumatların dəqiq şəkildə təqdim edilməsinin zəruriliyini vurğulayır. Bu sənədlərə əsasən, daxili sifarişçinin rolu yalnız tələbatın formalaşdırılması ilə məhdudlaşmır, həm də tender sənədlərinin hazırlanması, texniki qiymətləndirmə və məhsulun qəbul mərhələsində davamlı əməkdaşlığı əhatə edir. Buna baxmayaraq yerli qanunvericilikdə “daxili sifarişçi” anlayışının açıq şəkildə təsbit olunmaması və bir çox hallarda bu funksiyanın dövlət qurumlarının daxili prosedur sənədləri ilə də dəqiq tənzimlənməməsi, onların rolu, vəzifə bölgüsü və hesabatlılıq məsələlərində hüquqi və institusional qeyri-müəyyənlik yaradır. 

Təcrübədə bəzi dövlət qurumları bu boşluğu daxili prosedur qaydaları və təlimatlarla doldurmağa çalışırlar. Hesab edirəm ki, mövcud boşluqları aradan qaldırmaq və daxili sifarişçilərin funksiyalarını daha sistemli şəkildə tənzimləmək məqsədilə dövlət qurumları ən azı aşağıdakı istiqamətlər əhatə edən daxili prosedur qaydaları hazırlamalı və bu fəaliyyətləri institusional çərçivəyə salmalıdır:

• Ehtiyacların texniki və funksional tələblərinin yazılı şəkildə əsaslandırılmış formada təqdim olunması;

• İlkin bazar araşdırması aparılması və qiymət təxminlərinin hazırlanması;

• Satınalma sənədlərinin hazırlanması prosesində fəal iştirakın təmin edilməsi;

• Təkliflərin texniki baxımdan qiymətləndirilməsində sifarişçinin nümayəndəsinin iştirakı;

• Mal, iş və xidmətlərin qəbul mərhələsində texniki uyğunluğun sifarişçi tərəfindən nəzarətə götürülməsi.

Bu qaydalar, ilk növbədə, ehtiyacların texniki və funksional tələblər baxımından əsaslandırılmış formada təqdim edilməsini təmin etməklə, məqsədyönlü büdcə planlaşdırılmasına və resursların optimal istifadəsinə şərait yaradacaq. Paralel olaraq, daxili sifarişçi tərəfindən ilkin bazar araşdırmasının aparılması və qiymət təxminlərinin hazırlanması quruma daha real və obyektiv satınalma büdcəsi formalaşdırmaq imkanı verəcək, qiymət manipulyasiyası və qiyməti şişirdilmiş təkliflərin qarşısı alınacaq. Satınalma sənədlərinin hazırlanmasında daxili sifarişçinin fəal iştirakı texniki şərtlərin real ehtiyaclara uyğun tərtibinə şərait yaradaraq, uyğun olmayan mal və xidmətlərin alınması riskini azaldacaq. Təkliflərin texniki baxımdan qiymətləndirilməsi mərhələsində sifarişçinin iştirakı isə təkcə qiymət deyil, keyfiyyət və funksionallıq meyarlarının da nəzərə alınmasını təmin edəcək. Eyni zamanda, mal, iş və xidmətlərin qəbul mərhələsində texniki uyğunluğa nəzarət sifarişçinin məsuliyyət daşıdığı nəticələrin əldə olunmasına zəmin yaradacaq. Bütün bu yanaşmalar nəticə etibarilə dövlət satınalmalarının daha şəffaf, səmərəli və məqsədyönlü həyata keçirilməsinə, həmçinin daxili nəzarət və hesabatlılıq mexanizmlərinin gücləndirilməsinə töhfə verəcək.

Nəticə olaraq, daxili sifarişçilərin funksiyalarının dəqiq müəyyən olunması və onların prosesə fəal şəkildə inteqrasiyası, dövlət satınalmalarının səmərəliliyini və keyfiyyətini yüksəltməklə yanaşı, hüquqi və maliyyə baxımından da riskləri əhəmiyyətli dərəcədə azaldacaqdır.