Satınalmanı necə öyrəndim

XƏBƏRDARLIQ! Bu bir "uğur hekayəsi" deyil, sadəcə təcrübə paylaşımıdır!


Bir neçə gün əvvəl təcrübə ilə bağlı LinkedIn-də bir post yazmışdım elə onu yazandan bəri düşünürdüm o yazdıqlarımı öz təcrübəmlə müqayisə edim və nəhayət ki etdim.


Mənim satınalma ilə ilk tanışlığım 2013-cü ilin əvvəlinə təsadüf edir, ilk iş yerim dövlət təşkilatı olan "Azərsu" ASC-də (adətən ilk eşidənlər Azərsun olub olmadığını dəqiqləşdirir, Azərsu olduğunu biləndə "oranın nə olduğunu" bilirik "😒" baxışı atır)) bu vəzifədə işləməyə başlayanda bu sahə ilə bağlı ümumiyyətlə heç bir anlayışım yox idi. Demək olar 2 il sadəcə yerli satınalmalar ilə məşğul olurduq. Sadəcə işin pis tərəfi o idi ki, bir çox satınalma bir mənbədən satınalma metodu ilə aparıldığından real satınalma az görürdük, daha çox müqavilə rəsmiləşdirməsi edirdik. Özümə "action" axtarmaq adəti ordan var idi deyə, rəhbərliklə danışdıq qərara gəldik müqavilələrin reyestrini formalaşdıraq. O vaxta qədər əksər müqavilələr orda-burda, sistemsiz toplanmışdı. Bəzi hallarda müqaviləni dəyişmək üçün içindən vərəqini filan çıxarıb dəyişirdilər bu da ciddi xaos yaratmışdı. Excel ilə mehribanlaşmağım da bu dövrdən başladı. Çalışdığım bu dövrdə beynəlxalq maliyyə institutlarının (Asiya İnkişaf Bankı, Dünya Bankı, İslam İnkişaf Bankı, KfW, KOICA, JICA) Azərbaycana ayırdığı kreditlərin əksəriyyəti infrastruktur ilə bağlı olduğundan demək olar hamısı Azərsu ilə işləyirdi. Mən hər hansı layihəyə cəlb olunmasam da bu layihələrin də müqavilələrinin qeydiyyatını apara-apara paraleldə onların satınalma təlimatlarını oxumağa başladım. Praktika olmadan oxumaq nəzəri cəhətdən faydalı olsa da real prosesləri başa düşməyə imkan vermirdi. Bu layihələrdə çalışanların da bir çoxu öyrətməyə maraqlı deyildi deyə kəlbətinlə qopara-qopara 3-5 şey öyrənmişdim. Sonra layihələrin strukturunda dəyişiklik oldu rəsmi təyinat olmasa da başladım Yaponiya Beynəlxaql Əməkdaşlıq Agentliyinin (JICA) layihələrində satınalmalara. O layihədə də sənədləşmə ilə bağlı ciddi problemlər var idi. Ofis köçürülmüşdü və bu zaman layihəyə aid sənədlər elə bir otaqda yerə boşaltmışdılar. Oranın sənədlərini tək-tək toplayıb skan edib sistemləşdirməyim bu layihə çərçivəsində köhnə işləri başa düşməyim üçün çox ciddi kömək oldu. Yapon konsultantın da köməyindən maksimum faydalanmağa çalışırdım o da yardımçı olurdu xeyli.


Burda qazandığım əsas təcrübə satınalmanın ən yaxşı, ən detallı prosedurlarının olduğu Dünya Bankı, Asiya İnkişaf Bankı kimi qurumların qaydaları ilə tanışlıq və onların tətbiqi oldu. Bu layihələrdə satınalma baxımdan çatışmazlıq isə o idi ki, belə kredit əsasında satınalmalar zamanı layihə paketləri o qədər iri olurdu ki demək olar ancaq baş podratçı seçimi olurdu, kiçik və orta satınalmalar olmadığından bu işlərlə məşğul olan təchizatçıları tanımaq imkanı, o tip işləri almaq üçün nələrin tələb edildiyini öyrənmək mümkün olmurdu. Bu təcrübəni isə növbəti iş yerimdə qazandım...


İl yarım bu işləri görməyimə baxmayaraq rəsmi təyinat olmadı və daha pis ümid verib boşa çıxarmışdılar. Artıq çıxacağıma qərar vermişdi. Bu ərəfədə müstəqil şəkildə CIPS imtahanlarına hazırlaşmağa, eyni zamanda isə Herriot-Watt Universitetində distant təhsil almağa başladım (növbəti işə qəbul olmağımdan bunların da rolu oldu). N qədər intervyuda olmuşdu və heç birindən müsbət cavab gəlmədikcə məni depressiyaya salırdı. Onsuz da Türkiyədə təhsili bitirdikdən sonra ilk işi tapmaqda çətinlik ilkin gözləntilərimi alt-üst etmişdi bu vəziyyət də daha da ümidlərimi pisləşdirirdi. Mənə deyirdilər ki, dövlət sektorunda çalışıb özəl sektora keçmək çətindir, qaldıqca daha da çətin olur.


Amma uzun axtarışlardan sonra 2016-cı ilin ortasında özəl təşkilat olan "PMD Group" MMC-dən iş təklifi gələndə qalmaq ya getmək seçimi etmək üçün çox düşünmədim. Mən bacardım siz də bacararsınız, yox bu uğur hekayəsi postu deyildi 😁, şəxsi bacarıqlar, keçmiş və şərtlərdən asılı idi. Hələ də unutmuram Azərsudakı müdirimin yanına gedib işdən çıxma ərizəmə qol çəkdirəndə heç bir şey soruşmadan "hə yaxşı" demişdi. PMD o dövrlər yeni formalaşırdı və məni də əsasən Lənkəran İstisu və Sağlamlıq Mərkəzi otel layihəsində satınalma üçün cəlb etmək üçün işə almışdılar, özü də gözləntimdən də yaxşı şərtlərlə. Mən də beynəlxalq layihələrdə əldə etdiyim təcrübəni maksimum şəkildə tətbiq etməyə çalışdım. Orda çalışdığım 3 il 8 ayın 3 (PMD Projects) ili ərzində deyərdim Azərbaycanda yerli şirkətlər arasında elə şəffaflıq və imkanlar bəlkə yox idi. Sağ olsun rəhbərlik həqiqətən hər cür imkan yaratmışdı ki, mümkün ən yaxşı praktikanı tətbiq edək, edirdik də. Düzdür birbaşa almağa öyrənmiş heyət üçün bu səbəbdən çoxlu müqavimətlə qarşılaşırdıq ancaq prosesi izah edib dəstək olduqca bir müddətdən sonra necə deyərlər "canımıza dua oxuyurdular". Digər tərəfdən şirkətdə mərkəzləşdirilmiş satınalma strategiya tətbiq edildiyindən bütün satınalmalar, çay kofesindən tutmuş podrat işlərinə qədər hamısını bizim komanda həyata keçirirdi, necə deyərlər əməlli hörmətimiz var idi :))) Ancaq çox təəssüf ki, bir müddətdən sonra şirkətdə satınalma strategiyası dəyişdiyindən, mərkəzsizləşdirilmiş satınalma ("decentralized") biznes stratetegiyasına keçid edildiyindən satınalmanın rolu azaldı və təbii olaraq müəyyən strukturlar əsas da mənim rəhbərlik etdiyim "Tender və müqavilələr" şöbəsi ləğv edildi. Mənə başqa sahəyə keçid etmək təklif olunsa da oradan ayrılmağımın həm özüm, həm şirkət üçün daha faydalı olduğuna qərar verdim və pandemiya təzə başlayan vaxtda ixtisar səbəbindən çıxarılmağa razılaşdım... (qərarımda yanılmadım)


PMD-də qazandığım ən böyük təcrübə yuxarıda da qeyd etdiyim kimi otel tikintisində lazım ola biləcək (demək olar bütün sahələr üzrə satınalma olub) hər bir xırda detala qədər tələb olunan mal, iş və xidmətləri özümüz aldığımızda və həmin məhsullar, eləcə də bu məhsulların təchizatçıları barədə kifayət qədər məlumat öyrəndim. Bundan başqa yeni satınalma qaydaları hazırlayıb tətbiq edib, şirkətin prosedurlarını optimallaşdırıb müxtəlif təcrübələri sınaqdan keçirmək (try-fail), eləcə də bir komandanı sıfırdan formalaşdırıb yetişdirib idarə etmək mənim üçün inanılmaz və çox unikal təcrübə oldu.


Elə PMD-də işləməyə başlayanda da 2016-cı ildə paralel olaraq "Tender-Satınalma-Təchizat" səhifəsini facebook-da açmışdım. Və bu bloq sayəsində satınalmanı həm də hobbi kimi öyrənməyə və öyrətməyə başladım. Deyilənə görə bir şeyi öyrənməyin ən yaxşı yolu öyrəndiklərini başqalarına öyrətməkdir. Çünki kiməsə nəyisə öyrətmək üçün öyrəndiyindən ən az 5 dəfə çox özün öyrənməlisən. Azərbaycan Texniki Universitetində SABAH magistr tələbələrinə "Təchizat zəncirininin idarə olunması" dərsini tədris edəndə bundan daha da əmin oldum.


Növbəti iş yerim olan və qısa müddətdə çalışdığım "Azərbaycan Beynəlxalq Bankı" ASC-ni maraqlı edən özəl və dövlət təşkilatı qarışığı olması, mənim üçün tamamilə yeni bir sektor olması idi. Daha əvvəl çalışdığım hər iki qurum əsasən tikinti sahəsində işlər görsə də rəqabətcilliyi ilə fərqlənən bank sektoru tikinti sektorundan fərqli idi. Ancaq əsas satınalma prinsiplərini bildiyin müddətcə bunun həqiqətən fərqi olmadığını başa düşürsən.


Hal-hazırda çalışdığım İqtisadiyyat Nazirliyi yanında Antiinhisar və İstehlak Bazarına Nəzarət Dövlət Xidmətinə (adını deyən kimi nəfəsin kəsilir, qısacası Antiinhisar xidməti, gələcəkdə ola bilər Dövlət Rəqabət Xidməti bənzəri bir şey olar) gəlməzdən əvvəl Azərsudan tanışlığımız olan Əhməd bəy məni dövlət satınalmaları haqqında yeni qanun layihəsinin hazırlandığı komissiyaya dəvət etdi. Və təxminən 2 ay ərzində könüllü fəaliyyət göstərdiyimiz bu komissiyada əldə etdiyim təcrübəni analogiya ilə təsvir etsəm, daha əvvəl çalışdığım qurumlardakı təcrübəni stulun ayaqlarına bənzətsəm burdakı təcrübən stulun oturacağı kimi idi. Bəlkə də digər yerlərdəki təcrübəni (nə qədər təcrübə sözü işlətdim 😁) hardasa yenə əldə etmək mümkün olsa da bu proses yaxın 10-15 ildə yəqin ki təkrarlanmayacaq. Bu proses zamanı bütün öyrəndiklərimdən sanki 100% nəticə göstərənə qədər dəfələrlər imtahan verirdim, komissiyaya satınalma prosedurlarının niyə nə zaman tətbiq edilməli olduğunu sübut edib qəbul etdirmək üçün necə deyərlər dəridən qabıqdan çıxırdıq. Belə bir rəhbərlik və sözün əsl mənasında yığma komanda ilə heç bir yerdə işləməmişdim. Bu qurumda rəsmi olaraq işə başlamaq üçün təklif gələndə əvvəlki işimdən ayrılanda ordakı rəhbərliyə bildirmişdim ki, orada məni müqəddəs bir missiya gözləyir. Hansı çətinlik olmasına baxmayarq əsgərlik borcu kimi onu da yerinə yetirməyi həqiqətən çox şərəfli bir borc kimi qəbul etmişəm. Xüsusilə şikayətlərlə məşğul olmaq bildiklərini bıçaq kimi itiləyir. Çünki hər şey yolunda gedəndə eyni şeyi eləyə-eləyə süstləşib sanki donmağa başladığın halda nəsə yolunda getməyəndə elə bil üzərinə qaynar su tökülmüş kimi şok effekti olur. Müxtəlif yollar, mənbələr axtarırsan, oxuduğun şeyi dəfələrlə oxuyub yeni şeylər kəşf edirsən, bir sözlə yaradıcılıqla məşğul olursan.


İngislər demiş yekunlaşdırsam ("to sum it up") yuxarıdakı proseslərdən keçərkən apardığım müşahidələrimə əsasən deyə bilərəm ki (həmişə deyirəm də) satınalma elə bir sahədir ki, satınalma mütəxəssisi hansı sektorda çalışmağından asılı olmayaraq ondan nə istənilirsə onu almaq bacarığına sahib olmalıdır. Fərqi yoxdur bu kağız-qələmdir, ya hansısa tibbi avadanlıq yaxud tikinti-quraşdırma işi. Bu baxımdan özümü şanslı (şans deyəndə belə bəxt faktorundan çox faydalanmaq qismət olmayıb, şansı özüm yaratmağa çalışmışam çox vaxt, necə deyərlər səndən hərəkət məndən bərəkət) hiss edirəm ki, bu günə qədər satınalma prosedurlarının deyərdim kəskin fərqləndiyi həm dövlət, həm özəl, həm dövlət-özəl, həm də satınalmalara nəzarət orqanında təcrübələrimin olması bir-birini tamamlayıcı faktor olub bu sahəni hərtərəfli qavramağıma çox ciddi kömək edib. Hər bir sahənin öz müsbət və mənfi tərəflərinin olduğunu nəzərə alsaq bir-birindən fərqlənən müxtəlif sahələrdə çalışmaq mənfilərdən dərs çıxarıb müsbətləri öyrənərək daha yaxşı tətbiq etməyə imkan verir. Öyrənmək isə elə bir prosesdir ki, xüsusili məlumatların sürətli şəkildə köhnəldiyi müasir dövrdə öyrənməyi buraxdığın anda mövcud biliklər qısa bir zamanda öz aktuallığını itirdiyi üçün belə köhnə biliklərə sahib adamın da dəyəri azalır. Yəni "Satınalmanı necə öyrəndim" deyəndə bu prosesi tamamladığımı nəzərdə tutmuram, bundan sonra da öyrənəcəyim çox şey var.


P.S. Məqalə ilə bağlı fikirləriniz həm burdan, həm də məqalənin təkrar paylaşıldığı Linkedin postuna yaza bilərsiniz.